La entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ha cambiado la forma en que las empresas deben actuar ante una denuncia interna.
Esta normativa obliga a empresas con 50 o más personas trabajadoras, entidades del sector público y determinados operadores económicos a contar con un sistema seguro, accesible y confidencial para comunicar irregularidades. Pero además, exige una gestión adecuada de las comunicaciones recibidas a través del canal de denuncias, garantizando el anonimato, la protección frente a represalias y un tratamiento profesional de la información.
No basta con habilitar un canal de denuncias: la ley exige una gestión rigurosa del procedimiento, desde la denuncia inicial hasta el cierre del expediente. Un proceso deficiente puede tener consecuencias legales, reputacionales o incluso penales.
A continuación, te explicamos los 5 aspectos clave que toda empresa debe tener en cuenta para una correcta gestión de denuncias internas conforme a la Ley 2/2023.
Utilizar una herramienta adecuada para gestionar y documentar el proceso
Uno de los errores más comunes es creer que un correo electrónico o una bandeja de sugerencias son suficientes. La herramienta utilizada en el canal de denuncias para empresas debe cumplir con los requisitos legales:
- Seguridad, confidencialidad y accesibilidad.
- Posibilidad de denuncia anónima y trazabilidad del expediente.
- Capacidad para interactuar con la persona informante (incluso anónima).
- Generación de alertas para cumplir con los plazos legales: acuse de recibo en 7 días y resolución del expediente en 3 meses.
Por ello, es imprescindible gestionar las denuncias con un software especializado, que respalde el cumplimiento normativo durante todo el proceso.
Establecer un procedimiento claro y documentado para la gestión de denuncias
Tener una herramienta técnica no es suficiente. La organización debe definir un procedimiento del canal de denuncias documentado y conocido internamente, que incluya:
- Recepción de la comunicación y envío del acuse de recibo
- Registro y valoración de la comunicación
- Investigación interna
- Elaboración de un informe de conclusiones
- Resolución del expediente
Este procedimiento debe ser accesible tanto para quienes gestionan las denuncias como para quienes pueden utilizarlas: personas trabajadoras, proveedores, colaboradores, etc.
Prever posibles conflictos de interés en el equipo gestor
Es posible que la persona afectada por los hechos comunicados a través del canal de denuncias sea una de las personas encargadas de gestionar las comunicaciones recepcionadas a través del canal o sea parte del equipo de investigación. En ese caso, el procedimiento debe incluir un protocolo específico para apartar a esa persona y designar a alguien imparcial.
Este tipo de situaciones deben estar previstas desde el inicio, documentadas y ejecutadas con transparencia, para evitar nulidad del procedimiento y estar al día en el cumplimiento normativo de tu empresa.
Garantizar los derechos de las partes implicadas en la denuncia
Una correcta gestión de la denuncia interna exige preservar los derechos de todas las personas implicadas:
- La persona informante: derecho a la confidencialidad, protección frente a represalias y seguimiento del procedimiento.
- La persona afectada: presunción de inocencia, derecho a ser escuchada, a conocer el procedimiento y defenderse.
Además, se debe garantizar una investigación eficaz mediante:
- Obtención de testimonios de testigos
- Revisión documental
- Entrevistas formales
- Registro detallado de todas las actuaciones
Redactar un informe de cierre claro, motivado y fundamentado
Una vez concluida la investigación, es necesario documentar y fundamentar la resolución adoptada por parte del equipo encargado de gestionar la comunicación. Por ello es fundamental emitir un informe final de conclusiones en el que se deben incluir, al menos:
- Un resumen de los hechos comunicados
- Una valoración de las pruebas y testimonios aportados durante la investigación
- Los fundamentos en los que se basa la resolución del equipo encargado de gestionar la comunicación
- La emisión de la decisión final, así como de las medidas sugeridas en cada caso
Este documento no solo sirve para cerrar el expediente, sino para dejar constancia de que se ha cumplido con la Ley 2/2023 y con el deber de diligencia en el tratamiento de denuncias.
¿Cómo puede ayudarte Legal ESI a gestionar una denuncia interna?
En Legal ESI ofrecemos un servicio completo de gestión de denuncias internas, desde la definición del procedimiento hasta la investigación, análisis jurídico y resolución. Nuestro equipo garantiza:
- Imparcialidad y trazabilidad
- Cumplimiento legal
- Confidencialidad total
- Apoyo jurídico en todas las fases
Si tu empresa ha recibido una denuncia y no sabes cómo actuar, o si aún no tienes un protocolo definido, contacta con nosotros. Te ayudamos a actuar conforme a la Ley 2/2023 y a proteger a tu negocio y a sus personas trabajadoras.
