La Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI) ha publicado a través de su página web los criterios que deben las empresas obligadas a implantar un canal de denuncia, conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero.Aunque la recomendación no tiene carácter normativo, sí fija criterios interpretativos. Uno de los mensajes más relevantes es inequívoco: el canal interno de información no puede ser un simple buzón o correo electrónico, sino que debe implantarse mediante una plataforma segura, accesible y cifrada.
Exigencia clave en el canal de denuncias: plataforma segura y cifrada de extremo a extremo
La confidencialidad del canal de denuncias es una garantía esencial para la protección efectiva de las personas informantes y para la validez y eficacia de todo el Sistema Interno de Información. Dicha confidencialidad debe integrarse en el diseño organizativo y funcional del sistema desde su origen.
Requisitos técnicos exigidos por la AIPI
Por ello, la AIPI sostiene que el canal de denuncias debe operar mediante una plataforma segura y cifrada de extremo a extremo que impida la identificación directa o indirecta del informante, con accesos estrictamente restringidos y trazabilidad controlada, extendiendo la confidencialidad no solo a la identidad de las personas implicadas, sino también al contenido de las comunicaciones y a cualquier dato que permita inferirla, y previniendo activamente usos indebidos del sistema o represalias de cualquier tipo.
Soluciones que no cumplen con los criterios exigidos
Esto excluye en la práctica soluciones como:
- Cuentas genéricas de correo electrónico.
- Formularios web sin cifrado reforzado.
- Buzones físicos tradicionales.
- Herramientas internas sin control de accesos ni registro de actividad.
¿Cuál es la importancia de las recomendaciones de la AIPI para el canal de denuncias?
La AIPI como autoridad garante del Sistema Interno de Información
La AIPI es el organismo público creado en España a raíz de la aprobación de la Ley 2/2023. Su función principal es garantizar el óptimo funcionamiento de los canales de denuncia, garantizando los derechos de las personas que denuncian irregularidades, fraudes, o delitos en las organizaciones.
Competencias y potestad sancionadora
Las competencias de la AIPI son múltiples. Las principales son el establecimiento de recomendaciones para el correcto funcionamiento de los canales de denuncia internos de las empresas, así como la potestad sancionadora que tiene a través de la Ley 2/2023. Esto implica que es el organismo con capacidad de imponer sanciones por incumplir la normativa aplicable en esta materia. Las sanciones previstas en la Ley 2/2023 oscilan entre los 300.000 euros para las sanciones leves, y un millón de euros, para las sanciones muy graves.
Infracciones muy graves según la Ley 2/2023
La normativa señala como faltas muy graves:
- Cualquier actuación que suponga una efectiva limitación de los derechos y garantías previstos en la Ley 2/2023
- La adopción de represalias derivadas de la comunicación frente a las personas informantes o frente a las demás personas incluidas en el ámbito de protección de la normativa.
- La vulneración de las garantías de confidencialidad y anonimato previstas en la normativa, en particular cualquier acción u omisión tendente a revelar la identidad del informante cuando este haya optado por el anonimato, incluso cuando no llegue a producirse dicha revelación.
- La vulneración del deber de mantener secreto sobre cualquier aspecto relacionado con la información comunicada.
- La comisión de una infracción grave cuando el autor hubiera sido sancionado mediante resolución firme por dos infracciones graves o muy graves en los dos años anteriores a la comisión de la infracción.
- La comunicación o revelación pública de información a sabiendas de su falsedad.
- El incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema Interno de Información en los términos exigidos por la ley.
Riesgos de una implantación inadecuada del canal de denuncias
Implantar el canal de denuncias utilizando un mecanismo ineficaz, cómo una dirección de correo electrónico, o un formulario web sin cifrado reforzado, supone un riesgo de incumplimiento normativo. Ello se debe a que implantarlo sin los mecanismos de cifrado y trazabilidad controlada pueden quebrantar la seguridad de las comunicaciones, la confidencialidad, así como el anonimato de las partes implicadas.
En definitiva, el riesgo de incurrir en una infracción de la Ley 2/2023 es muy elevado en caso de no contar con una herramienta tecnológica en la implantación del canal de denuncias.
¿Qué requisitos mínimos debo cumplir en la implantación del canal de denuncias en mi empresa?
Elementos mínimos exigidos por la AIPI
Además de contar con una herramienta tecnológica, la AIPI ha establecido como elementos mínimos en la implantación de los canales de denuncias en las empresas:
- Consulta previa a la representación sindical.
- Acuerdo del órgano de gobierno aprobando el Sistema Interno de Información y la política de funcionamiento del mismo.
- Designación formal del Responsable del Sistema Interno de Información (RSI).
- Notificación del nombramiento del Responsable del Sistema Interno de Información a la AIPI, o en su defecto a la autoridad autonómica competente.
- Implementación técnica del canal de denuncias (Software/Buzón seguro).
- Aprobación del procedimiento de gestión de Informaciones.
- Publicidad del canal en la página web (acceso visible y fácil).
- Formación al personal sobre el uso del canal.
Cumplimiento normativo en la implantación del canal de denuncias
En Legal ESI contamos con soluciones tecnológicas que te permiten implantar el canal de denuncias en tu empresa cumpliendo todas las garantías de seguridad, cifrado, confidencialidad y garantía del anonimato. Además, nuestro equipo de expertos en cumplimiento normativo te ayudarán en todo el proceso para implantar con éxito el canal de denuncias en tu empresa. Si todavía no lo has implantado no dudes en contactar con nosotros.
