La protección de datos de menores se ha convertido en una cuestión prioritaria para cualquier entidad que, por razón de su actividad, solicite, conserve o utilice información relativa a niños, niñas o adolescentes.
No se trata únicamente de una obligación propia de los colegios. También afecta a academias, clubes deportivos, asociaciones, campamentos, centros de ocio, empresas de transporte escolar, comedores, servicios sanitarios, gabinetes psicopedagógicos, entidades religiosas, fundaciones y cualquier organización que gestione información de menores o de sus familias.
¿Qué introduce la Directriz 1/2026 del CGPJ?
La reciente Directriz 1/2026, de 14 de abril de 2026, de la Dirección de Supervisión y Control de Protección de Datos del Consejo General del Poder Judicial, introduce un cambio especialmente relevante.
Cuando una entidad necesite acreditar determinados extremos derivados de una resolución judicial que afecte a un menor, no debe solicitarse por defecto la sentencia completa, el convenio regulador íntegro o el auto judicial completo.
¿Por qué las sentencias completas son un problema para la protección de datos de menores?
Estos documentos pueden contener mucha más información de la necesaria:
- Datos económicos de los progenitores.
- Conflictos familiares y antecedentes judiciales.
- Situaciones de violencia o datos patrimoniales.
- Circunstancias personales sensibles que nada tienen que ver con la finalidad concreta para la que la entidad pide la documentación.
Por ello, la nueva directriz refuerza una idea esencial: solo debe pedirse, tratarse y conservarse la información estrictamente necesaria.
¿Qué cambia con la nueva Directriz 1/2026 del CGPJ en la protección de datos de menores?
Hasta ahora, era habitual que determinadas entidades pidieran a las familias una copia completa de la sentencia de divorcio, separación, convenio regulador o resolución judicial para comprobar cuestiones como la custodia, el régimen de visitas, quién puede recoger al menor, quién puede autorizar una actividad o si existe alguna limitación de contacto respecto de uno de los progenitores.
Aunque esta práctica estaba muy extendida, no siempre era proporcional desde el punto de vista de la protección de datos de menores. La entidad podía necesitar saber únicamente si un progenitor puede recoger al menor, pero acababa teniendo acceso a toda la historia judicial y familiar.
La Directriz 1/2026 pretende corregir esta situación mediante la expedición de certificados judiciales específicos. En lugar de entregar una sentencia completa, la familia podrá solicitar al órgano judicial un certificado que recoja exclusivamente el extremo necesario: por ejemplo, quién ostenta la guarda y custodia, quién puede autorizar salidas, si existe una orden de alejamiento o qué progenitor tiene facultad de decisión sobre determinada cuestión.
¿Qué es el principio de minimización de datos y cómo afecta a los menores?
El principio de minimización de datos exige que los datos personales tratados sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con la finalidad para la que se tratan.
Aplicado a la protección de datos de menores, este principio debe interpretarse con especial cautela. Los menores son personas especialmente vulnerables y su información requiere una protección reforzada. Si una entidad pide documentación judicial completa sin necesidad real, puede estar accediendo a información excesiva y generando un riesgo innecesario para la intimidad del menor y de su familia.
¿Qué preguntas debe hacerse una entidad antes de pedir documentación judicial que afecte a un menor?
En la práctica, esto obliga a las entidades que trabajan con menores a cambiar su forma de actuar. Ya no basta con decir «tráigame la sentencia». Conviene preguntarse antes:
- ¿Qué dato concreto necesito?
- ¿Para qué lo necesito?
- ¿Existe una forma menos invasiva de acreditarlo?
- ¿Debo conservar el documento completo o solo dejar constancia del extremo relevante?
¿Qué entidades están obligadas a cumplir la protección de datos de menores?
Aunque la directriz tiene una incidencia evidente en centros educativos, su alcance práctico va mucho más allá. Cualquier entidad que solicite información judicial o familiar relacionada con menores debe revisar sus procedimientos internos.
| Tipo de entidad | Ejemplo de documentación que puede solicitar | Riesgo si pide documentos completos |
|---|---|---|
| Centros educativos | Custodia, recogidas, autorizaciones, uso de imagen | Acceso excesivo a datos familiares o judiciales |
| Academias y extraescolares | Persona autorizada para recoger al menor | Conservación innecesaria de sentencias completas |
| Clubes deportivos | Autorizaciones, desplazamientos, uso de imagen | Tratamiento de datos no necesarios |
| Campamentos y centros de ocio | Consentimientos, responsables legales, restricciones | Riesgo en la gestión de información sensible |
| Entidades sanitarias o terapéuticas | Representación legal, autorizaciones de tratamiento | Acceso a datos judiciales ajenos a la asistencia |
| Asociaciones y fundaciones | Participación de menores en actividades | Falta de proporcionalidad documental |
La conclusión es clara: siempre que una entidad trate datos de menores, debe extremar la prudencia. Y si además solicita información derivada de procedimientos judiciales de familia, debe evitar pedir documentos íntegros salvo que exista una justificación muy concreta y proporcionada.
¿Qué documento puede pedir una entidad en lugar de la sentencia completa?
La alternativa adecuada es el certificado judicial específico previsto en las Directrices 1/2026. A diferencia de una sentencia completa, este certificado acredita únicamente el extremo concreto que la entidad necesita conocer, sin revelar el resto del contenido de la resolución judicial.
De este modo, la entidad cumple su finalidad sin acceder a datos innecesarios, reduce riesgos legales, evita conflictos con las familias y demuestra una gestión diligente en materia de protección de datos de menores.
¿Qué debe hacer una entidad que ya tiene sentencias completas archivadas?
Una de las cuestiones más importantes es qué ocurre con la documentación judicial ya conservada. Muchas organizaciones conservan desde hace años sentencias, convenios reguladores o autos completos en expedientes de menores.
Aunque la Directriz 1/2026 se centra en la expedición de certificados, desde una perspectiva de cumplimiento normativo resulta recomendable revisar la documentación ya conservada.
¿Cómo revisar la documentación judicial conservada en expedientes de menores?
| Situación actual | Actuación recomendable |
|---|---|
| La entidad conserva una sentencia completa | Revisar si toda la información es necesaria |
| Solo se necesita saber quién recoge al menor | Sustituir por certificado judicial o anotación limitada |
| Hay datos económicos o personales irrelevantes | Suprimir o bloquear la información no necesaria |
| La documentación está desactualizada | Solicitar actualización a la familia |
| No existe criterio interno | Crear un protocolo documental específico |
Esta revisión no debe hacerse de forma improvisada. Conviene establecer un procedimiento interno para decidir qué documentos se solicitan, quién puede acceder a ellos, cuánto tiempo se conservan y cuándo deben eliminarse.
¿Qué riesgos implica no adaptar los procedimientos de protección de datos de menores?
No adaptar la gestión documental puede implicar varios riesgos para las entidades que trabajan con menores.
¿Incumplir el principio de minimización de datos tiene consecuencias?
Si una entidad solicita más información de la necesaria, puede estar vulnerando la normativa de protección de datos de menores.
¿Qué pasa si se produce una brecha de seguridad con datos judiciales de menores?
Cuanta más documentación sensible conserva una entidad, mayor es el impacto de una pérdida, acceso indebido, envío erróneo o brecha de seguridad.
¿Pueden las familias reclamar si la entidad conserva datos innecesarios?
Las familias son cada vez más conscientes de sus derechos y pueden cuestionar por qué una entidad necesita conservar datos íntimos de un procedimiento familiar.
¿Qué ocurre si no hay criterios internos claros sobre esta documentación?
Si no existen criterios claros, cada persona trabajadora puede actuar de forma distinta: unos pedirán la sentencia completa, otros solo una autorización, otros guardarán copias en papel y otros en carpetas digitales sin control suficiente.
Este cambio no debe verse como una carga administrativa, sino como una oportunidad para ordenar la documentación y reducir riesgos.
¿Cómo debe actuar una entidad cuando hay una resolución judicial que afecta a un menor?
Cuando una familia comunique una situación judicial que afecta a un menor, la entidad debería actuar con prudencia y proporcionalidad.
¿Cuáles son los pasos para gestionar correctamente una situación judicial que afecta a un menor?
Primero, identificar qué necesita saber exactamente. No es lo mismo comprobar quién puede recoger al menor que conocer todo el contenido de un convenio regulador.
Segundo, informar a la familia de que no es necesario aportar documentación completa si puede acreditarse el extremo concreto mediante certificado judicial.
Tercero, conservar únicamente lo imprescindible. Si basta con dejar constancia de que una persona está autorizada para recoger al menor, no tiene sentido conservar una resolución de veinte páginas con información económica y familiar.
Cuarto, limitar el acceso interno. No todo el personal necesita acceder a esta información. Solo deberían conocerla aquellas personas que la necesiten para cumplir su función.
¿Por qué la protección de datos de menores va más allá del cumplimiento normativo?
La protección de datos de menores no debe analizarse de forma aislada. Está conectada con la creación de entornos seguros, la prevención de situaciones de riesgo y el respeto al interés superior del menor.
¿Qué responsabilidad tienen las entidades que trabajan con menores?
Las entidades que trabajan con menores tienen una responsabilidad reforzada: no solo deben evitar la difusión indebida de datos, sino también establecer medidas internas para que la información sea tratada con confidencialidad, seguridad y proporcionalidad.
¿Qué medidas internas debe tener una entidad que trabaja con menores?
- Formar al personal en protección de datos de menores.
- Revisar protocolos y adaptar cláusulas informativas.
- Actualizar registros de actividades de tratamiento.
- Controlar accesos y regular la conservación documental.
- Contar con modelos adecuados para solicitar información a las familias.
Sentencia completa o certificado judicial: ¿cuál es la opción correcta?
| Aspecto | Práctica anterior habitual | Práctica recomendada tras la Directriz 1/2026 |
|---|---|---|
| Documento solicitado | Sentencia o convenio completo | Certificado judicial específico |
| Información tratada | Toda la resolución judicial | Solo el dato necesario |
| Riesgo para la privacidad | Alto | Menor |
| Principio de minimización de datos | Dudoso en muchos casos | Más adecuado |
| Conservación documental | Expedientes con información excesiva | Expedientes depurados |
| Confianza de las familias | Puede generar rechazo | Refuerza la transparencia |
| Gestión interna | Poco homogénea | Procedimiento claro y documentado |
Protección de datos de menores: solo los datos necesarios, siempre
La nueva Directriz 1/2026 del CGPJ supone un cambio importante en la forma de gestionar documentación judicial que afecta a menores. Su mensaje es claro: no debe circular más información personal de la necesaria.
¿Qué implica en la práctica identificar solo los datos necesarios?
Para las entidades que tratan datos de menores, esta directriz obliga a revisar prácticas habituales. Pedir una sentencia completa «por si acaso» ya no es una opción prudente.
La actuación correcta pasa por identificar el dato concreto que se necesita, solicitar una acreditación proporcionada y conservar únicamente la información imprescindible.
¿Por qué anticiparse protege mejor a los menores y a la entidad?
La protección de datos de menores no es solo una cuestión formal. Es una garantía para preservar su intimidad, evitar exposiciones innecesarias y reforzar la confianza de las familias en las entidades que trabajan con ellos.
Las organizaciones que se anticipen y adapten sus protocolos estarán en mejor posición para cumplir la normativa, reducir riesgos y demostrar un compromiso real con la protección de la infancia.
¿Cómo puede ayudarte Legal ESI?
Desde Legal ESI asesoramos a entidades que trabajan con menores en la adaptación de sus protocolos internos a las Directrices 1/2026 del CGPJ, la revisión de la documentación judicial conservada en expedientes y el cumplimiento del principio de minimización de datos.
Si tu entidad necesita revisar sus procedimientos o tienes dudas sobre qué documentación puedes solicitar a las familias, podemos ayudarte.
