Cuando te alojas en un hotel, casa rural o apartamento turístico, es habitual que te pidan mostrar tu DNI, NIE o pasaporte al hacer el check-in. Esta práctica es totalmente legal y responde a una obligación establecida por el Real Decreto 933/2021, que exige a los establecimientos de hospedaje llevar un registro documental de los huéspedes con fines de seguridad pública.
Sin embargo, existe un límite importante que muchas personas desconocen: no es legal que te exijan entregar una fotocopia, fotografía o escaneo del documento completo. Esta aclaración ha sido hecha por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en junio de 2025 y ya está dando lugar a sanciones a hoteles y alojamientos que no cumplen la normativa.
Qué dice la normativa
El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, regula la obligación de registrar ciertos datos de los huéspedes y transmitirlos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Estos datos están detallados en el Anexo I de la norma e incluyen únicamente información necesaria para la finalidad de seguridad ciudadana.
La AEPD, en su Nota de 17/06/2025, ha precisado que:
- Pedir una copia completa del documento de identidad (fotocopia, escaneo o fotografía) vulnera el principio de minimización de datos recogido en el artículo 5.1.c) del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
- El DNI contiene datos que no son necesarios para cumplir con la normativa, como la fotografía, la fecha de caducidad, el número CAN o el nombre de los progenitores.
- Conservar copias del documento incrementa el riesgo de suplantación de identidad, algo que debe evitarse o, en su defecto, minimizarse de manera efectiva.
En consecuencia, la verificación de identidad debe hacerse de forma visual en el momento de la entrega de los datos o mediante métodos alternativos seguros si el proceso es online, como certificados digitales, verificación por medios de pago o códigos de autenticación enviados al teléfono o correo electrónico del huésped.
Lo que no pueden hacer los hoteles
De acuerdo con la AEPD, se considera ilegal:
- Exigir al cliente entregar una copia o fotografía completa del DNI o pasaporte.
- Almacenar estas copias una vez realizada la comprobación visual.
- Pedir datos adicionales que no estén expresamente incluidos en el Anexo I del Real Decreto 933/2021.
Estas prácticas no solo infringen el RGPD, sino que suponen un tratamiento excesivo de datos personales que puede derivar en sanciones económicas.
Cómo deben proceder los establecimientos
Los alojamientos pueden cumplir la normativa siguiendo estos pasos:
- Recoger exclusivamente los datos exigidos por el Anexo I del Real Decreto 933/2021, como nombre, apellidos, nacionalidad, fecha de nacimiento, número y tipo de documento, fechas de entrada y salida.
- Verificar visualmente el documento de identidad en el momento del check-in, sin fotocopiarlo ni almacenarlo.
- Si el proceso se realiza online, utilizar métodos seguros de verificación, como:
- Certificados digitales.
- Comprobación de datos a través del medio de pago utilizado.
- Envío de códigos de confirmación a teléfono o correo electrónico.
- Establecer un registro documental interno que refleje el tratamiento realizado y actualizar su política de privacidad para reflejar estos procesos.
Sanciones recientes de la AEPD
La AEPD ha emitido resoluciones en las que sanciona a hoteles y establecimientos que han incumplido estas directrices. Algunos casos relevantes son:
| Establecimiento | Conducta infractora | Resolución y referencia | Sanción |
|---|---|---|---|
| Hotel & Spa Beverly Park de Blanes (Girona) | Escaneó el DNI completo de un cliente y lo almacenó a pesar de que el huésped se negó a entregarlo. | Resolución AEPD PS/00133/2025, de 29 de julio de 2025. | Multa inicial de 9.000 €, reducida a 5.400 € por reconocimiento de responsabilidad y pronto pago. |
| Posada “El Azufral” (Cantabria) | Pretendió fotocopiar el DNI de un cliente como condición para alojarse; al negarse el cliente, se canceló la reserva. | Resolución AEPD PS/00088/2025, de 15 de abril de 2025. | Multa de 1.500 €, reducida a 1.200 € por pronto pago. |
| Empresa de hospedaje (reserva online) | Solicitaba imagen completa del DNI para reservas online, sin que la normativa lo exigiera. | Resolución AEPD PS/00210/2025, de 12 de junio de 2025. | Multa de 2.000 €. |
Estas resoluciones establecen un criterio claro: mostrar el documento para verificar la identidad es suficiente. Cualquier tratamiento adicional debe justificarse y documentarse, algo que en estos casos no sucedió.
Consecuencias para los establecimientos
No cumplir con estas obligaciones puede tener efectos significativos:
- Sanciones económicas que pueden oscilar entre cientos y miles de euros, dependiendo de la gravedad y la reincidencia.
- Obligación de eliminar las copias indebidas de los documentos recogidos de forma ilegal.
- Revisión y adaptación de los procedimientos internos, incluyendo la política de privacidad, formularios y protocolos de registro.
Daño reputacional, derivado de la pérdida de confianza de la clientela y la posible difusión de la sanción en medios de comunicación.
Consecuencias para los establecimientos
No cumplir con estas obligaciones puede tener efectos significativos:
- Sanciones económicas que pueden oscilar entre cientos y miles de euros, dependiendo de la gravedad y la reincidencia.
- Obligación de eliminar las copias indebidas de los documentos recogidos de forma ilegal.
- Revisión y adaptación de los procedimientos internos, incluyendo la política de privacidad, formularios y protocolos de registro.
- Daño reputacional, derivado de la pérdida de confianza de la clientela y la posible difusión de la sanción en medios de comunicación.
¿Qué hacer si un hotel me pide una fotocopia del DNI?
Como huésped, tienes derecho a proteger tus datos personales. Si te encuentras con una situación en la que te exigen una fotocopia o escaneo del DNI, puedes:
- Preguntar qué datos van a recoger, con qué finalidad, cuánto tiempo los conservarán y cuál es la base legal.
- Negarte a entregar una copia completa del documento, mostrando solo el original para su comprobación visual.
- Solicitar que te informen por escrito si insisten en la entrega de una copia.
- Presentar una reclamación ante la AEPD si consideras que tus derechos han sido vulnerados, aportando pruebas como correos electrónicos, capturas de pantalla o testimonios.
Conclusión
La obligación de los alojamientos de registrar los datos de sus clientes no implica que puedan conservar copias completas de documentos de identidad. La AEPD ha dejado claro que estas prácticas vulneran el RGPD y ha comenzado a sancionar a quienes las realizan.
Mostrar el documento para comprobar la identidad es suficiente para cumplir con la ley. Tanto las empresas como las personas usuarias deben conocer sus derechos y obligaciones para garantizar la protección de los datos personales y evitar riesgos innecesarios.
Este cambio no solo protege a la clientela, sino que también ayuda a los negocios a evitar sanciones y a generar confianza en un entorno donde la privacidad es cada vez más importante.
¿Qué debo hacer si me piden una fotocopia del DNI?
¿Me pueden negar la estancia si no entrego una copia del DNI?
No. Estás obligado a mostrarlo, pero no a dejar una copia.
¿Es legal escanear el DNI en un hotel?
No. La verificación debe ser visual. Escanearlo o guardarlo infringe la normativa.
¿Qué pasa con las reservas online?
Se pueden usar métodos seguros (certificados digitales, verificación por pago, códigos al móvil o correo). Pero no pedir la foto del DNI completo.
